Конструктор делового письма

Нам неудобно воспринимать факты, если мы не понимаем, для чего они сообщаются. Нужно сначала узнать, что с этими фактами делать — запоминать их, анализировать или, скажем, сортировать.
Нам неудобно воспринимать большое количество несистематизированных фактов. Нужно их сгруппировать по понятному принципу.

Мы готовы встретиться и обсудить технические детали и финансовые аспекты проекта. Наше сотрудничество позволит Вашей компании в полной мере выполнить условия тендера и внести свой вклад в строительство олимпийских объектов в Сочи-2

Благодарим Вас за интерес, проявленный к нашей продукции на международной выставке «Безопасность-2013», и направляем интересующую Вас информацию.

Будем рады подробно ответить на все интересующие Вас вопросы. Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

тренинги. Мы всегда стараемся решить любой вопрос быстро и эффективно, но в данном случае это, к сожалению, нам не удалось.

Какой отказ нам нужен — зависит от ситуации. Если за нами сила, если нужно, чтобы адресат понял: наше «нет» окончательное, пригодится категоричный вариант. Если же мы находимся с адресатом в равных «весовых категориях» (а может, он и «потяжелее» будет), если ссориться нельзя, то больше подойдет отказ деликатный.
Главное — понимать, что мы пытаемся сказать, строгое «нет» или мягкое «мы бы и рады, но...». И уметь придать своему тексту соответственно категоричность или деликатность. Вот над этим умением мы и будем работать в данной главе.

Как можно классифицировать письма-отказы? На тренингах мы обычно используем шкалу от категоричного отказа до деликатного. Категоричный отказ — это твердое «нет». Столкнувшись с ним, адресат понимает: дальше обсуждать нечего. Деликатный отказ — это увещевание. Он мягко подводит читателя к мысли, что его просьба неуместна или невыполнима. Ну а каждое наше конкретное негативное письмо — это некое приближение либо к одному краю шкалы, либо к другому.

Резюме главы 5
Письмо-КП начинается с цели автора, проблемы адресата или возможности адресата.
Письмо должно убеждать, что:
1) товар/услуга необходимы адресату;
2) их нужно купить именно у автора письма.
Заключение КП строится по формуле «делай, как сказано, и будет тебе счастье».

Структура письма-КП
С потребностей адресата
С цели
проблема
возможность
цель
Обращение

на отдельной их разновидности — коммерческих предложениях (КП). В таком письме мы убеждаем адресата купить, и поэтому правила построения убеждающего письма полностью применимы к КП. Мы можем начать со своей цели, а можем — с потребностей адресата, и в любом случае нам нужно будет закончить предложением «делать, как сказано» и обещанием, что читателю от этого «будет счастье».