Zaman Yönetimi

zamanınızı iyi kullanmanın ilk adımı önceliklerinizi netleştirmektir

İnsanları yönetmek. Bunu daha küçük üç hedefe ayırmak da mümkündür: 1) yukarıyı yönetmek, 2) yanal yönetim ve 3) aşağıyı yönetmek. Size doğrudan bağlı olanlara ya da bir ekibe koçluk yapmak ve onlara yönderlik etmek zamanınızı daha iyi kullanmanızı sağlayabilir, ama başarılı olabilmek için aynı zamanda yanal ve yukarıyla da ilişkiler geliştirmeniz gerekir. Et

. Zamanı iyi kullanabilmek bakımından, onu nasıl kullanacağı nıza karar vermenizi sağlayan itici güç hangisidir?
a. Çalıştığınız kuruluşun hedefleri.
b. Sizin en önemli kendi hedefleriniz.
c. Kendi zaman planlamanız.

Öte yandan, güçlendirmeye hevesli olmadığınız ya da önünüzde engel oluşturmayan zayıf yanlarınıza çok fazla zaman harcamak sinir bozucu ve zaman kaybı olabilir. Bu durumlarda, “çalının etrafından dolanma planı” geliştirip, güçlü olduğunuz yanları kullanmaya geri dönüş yapmanız sizin için çok daha iyi olabilir. Yürüttüğünüz faaliyetlerin, beceri geliştirmeye zaman ayırmak istediğiniz şeyler mi, yoksa başkalarına devretmek istediğiniz şeyler mi olduğuna karar vermeniz gerekir.

Bilgisayarınızı ve telefonu aynı anda kullanın. Telefonda konuşurken sık sık bir şeyler yazıyorsanız, telefonunuza bağlayacağınız bir kulaklık edinin. Bu kulaklıklar pahalı şeyler olmadığı gibi, boyun ağrısının da önüne geçerler.
Her müşteri, proje ya da benzer kategoriler için bilgisayarınızda ayrı birer klasör açın. Aşağıdakileri ilgili dosyaya kaydedin.
Konuşmaya başlamadan önce sormak istediğiniz soruların ve paylaşmak istediğiniz enformasyonun bir listesini çıkartın.
Saati, tarihi ve konuşmayla ilgili kişileri not edin.
Konuşmanın amacını yazın (ya da ilgili alana girin).
Aldığınız kilit enformasyonu not edin.
Kendinizin ya da başkalarının izlemesi gereken noktaları not edin.
Hâlâ askıda kalan noktaları not edin.
İlgili bilgisayar klasörleri içinde yer alan enformasyona kolayca erişebilmek için mantıksal ad kısaltmaları kullanın; örneğin Acme Tech’le 30 Nisan 2005 günü yaptığınız görüşmeyi 300405Acme_Haftalık görüşme şeklinde kodlayın.

İpucu: Her akşamüzeri işyerinden ayrılırken etrafa çeki düzen verin. Bunu yapmak, ertesi gün çalışmaya açık bir zihinle başlamanızı sağlar.

Aynı zamanda, üzgün, kızgın ya da yorgun olduğunuzda yapılacak en iyi şey, düşünce duyarlılığı ve berraklığı gerektiren işler üzerinde çalışmamaktır.

Plan yapın. Büronuza giren her şey için uygun bir yere gereksinim vardır. Bir yerleştirme planı çıkarmaya 10 ya da 20 dakika ayırın. Ne tür evraklarınız var? Bu malzemeyi ne tür kutu ve kaplara yerleştirebilirsiniz? Yerleştirmek istediğiniz şeylerin bir listesini çıkarın ve bunları nereye koyacağınıza karar verin. (Süre: 10-30 dakika)
Masanızı tepeden tırnağa temizleyin. (Bir geridönüşüm kutusu, bir çöp kutusu ve/veya çöp torbası edinin.) Masanızın üstünde ve çekmecelerinizde ne var ne yoksa hepsini çıkarıp bir yere yığın. Masayı temizleyin. Kendinizi çok iyi hissedeceksiniz. Her şeyinizin koskoca bir yığın haline gelmiş olmasını dert etmeyin. Aynı büyük yığın masanızın üzerindeyken de aynı derecede erişilmezdi. (Süre: 20 dakika)
Tasfiye edin. Masanızın üstündekileri kaldırırken, olabildiğince çok şeyi atın. Daha sonra kaldıracağınız şeyler ne kadar az olursa o kadar çok zaman kazanırsınız. Kendinizi zor durumda bırakmayın. Sadece gerçekten ihtiyacınız olmayacağını düşündüğünüz şeyleri atın. Eğer emin değilseniz, bırakın yığının içinde kalsın. (Süre: 5 dakika)
Alışveriş. Bir alışveriş listesi hazırlayın; neredeyse her şey için özel kutular bulunduğunu unutmayın. İhtiyacınız olan şeylerin çoğunu ya da hepsini bulabileceğiniz büro malzemeleri satan bir mağazaya gidin. Şık evrak kutularını ve kalem, CD ve diğer sarf malzemeleri için şık muhafaza kaplarını kırtasiye malzemesi satan mağazalarda da bulabilirsiniz. (Süre: 1-2 saat)
Tasnif. Ne oldukları en belirgin olan, sık kullandığınız şeyleri önceden belirlediğiniz kutulara koyun. Gündelik kullandığınız şeyleri yakınınızda, erişilmesi kolay yerlere koyun. Esnek olun ve bunların yerlerini daha sonra değiştirebileceğinizi unutmayın. Yığın

elden geçirirken atmaya devam edin. İlk elden geçirmeyi yaptıktan sonra geriye yine bir yığın kalmış olsa da, masanız fiilen bir çalışma düzenine kavuşmuş olacaktır. (Süre: 20-40 dakika)
Tasnifinizi geliştirin. Yığının içinden çekip aldığınız şeyleri tasnif edin. Artık bir yerleştirme planınız olduğuna göre, yığının içinden çekip aldığınız şeylerin çoğunu koyacağınız bir yer var demektir. Elinize gelen şeyi ya kaldırıp atın ya da ait olduğu yere koyun ya da koyabileceğiniz yeni bir yer bulun. Yığını orasından burasından küçültmek için 5 dakika ayırın. (Süre: 5-20 dakika)
Ayarlama yapın. Hafta sonuna geldiğinizde, büronuz kusursuz bir hal almamış olabilir, ama öncesine kıyasla çok daha iyi bir durumdadır. İlerleme kaydettiniz. Yapılacak şeyler kutusunun yerinin uygun olmadığını veya içinde çok fazla şey olduğunu fark edebilirsiniz. Önceliklerinize göre ayarlama yapmaya devam edin. İki ayrı kategoriyi birleştirme veya tek bir büyük kategoriyi iki alt kategoriye bölme ihtiyacı hissedebilirsiniz. Artık bir sisteminiz olduğu için, tüm yığını tekrar elden geçirmektense tek bir kutuda değişiklik yapmak çok daha kolaydır. (Süre: aralıklarla tekrarlanan, ihtiyaca göre 10-20’şer dakika)

Parça bölük enformasyon peşinde koşup durmaktasınızdır. Birden bire, bu parçalar yerlerine oturur ve resmi görüverirsiniz, ama bazı parçalar hâlâ eksiktir. Fakat yine de resmi görebildiğiniz için, “işte bu” diyebilirsiniz. Buna mozaik teorisi denir. Parçaların tamamı asla elinizde olmaz, ama bir kanaat edinmenize yetecek kadar parçayı elde etmeye çabalarsınız. Konuşurken aldığınız notlar, okuduğunuz her şey, mozaiği oluşturan her türlü enformasyon. Zamanınızı ne kadar iyi yönetirseniz, yerli yerine