Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

Мы написали эту книгу потому, что верим в мероприятия как мощный инструмент коммуникации, незаменимый способ влиять на людей, менять их поведение.
Помимо этого, мы боролись с некоторыми мифами.
1. Мероприятия – это просто. Зачастую мероприятие стоит в одном ряду с управлением государством, воспитанием детей и футболом: все знают, как и что делать правильно, а как и что – нет. Все знают, как избежать ошибки. Все знают «классную идею», которую кто-то реализовал. Надо сделать так же, это знают все!
Разница – как смотреть бокс по телевизору или стоять на ринге. Получив удар в голову, уже не так легко рассуждать с умным видом. Это тяжелый труд в области, требующей многих специальных знаний. И особого типа людей. Лучшие из них внутренне не переносят хаос в любом виде. Помните, что даже президенты пакуют подарки в ночь перед мероприятием.
2. Мероприятия – мелочь какая-то вроде шариков и клоунов. Мероприятия – многомиллиардная отрасль. В рейтинге городов по количеству международных мероприятий Москва и Санкт-Петербург находятся далеко не в первой десятке. Каждое такое мероприятие – не только дополнительный бюджет города, но и работа для тысяч специалистов. Каждый приезжающий на международное мероприятие (часто +1) тратит деньги в этом городе на проживание, на рестораны, на сувениры. В итоге экономический эффект для бюджета города и страны может достигать колоссальных цифр. Для примера посмотрите роль мероприятий в экономике Сингапура.
Но и это не все. Конференции изначально появились в научной среде как средство распространять идеи, создавать между учеными новые связи, приводящие к новым идеям и открытиям. Так что долгосрочный эффект правильно организованных мероприятий гораздо больше.

Организовывать мероприятие – это как рассказывать сказку ребенку. Что бы на самом деле ни происходило вокруг, вы должны вести себя так, как будто все прекрасно. Никто не должен заподозрить наличие проблем, которые вы обдумываете и решаете. Event-менеджеров нанимают ровно для того, чтобы не волноваться. Умные люди знают: проблемы всегда есть, и верят, что вы их решите

Мероприятие – процесс запланированного творчества, где организатор задает условия, а гости творят, открывая для себя неизведанное. Вы должны показать им маршрут, а они – самостоятельно сделать шаг.
В этом смысле настоящее мероприятие создают ваши гости. Они и только они могут выйти окрыленными. Что вы хотите донести до них? С какой идеей хотите их познакомить? Может быть, с идеей свободы? Или уверенности в своем творческом потенциале? Необходимости заботиться о мире и об окружающих? Принадлежности к избранным? Радости от переживания настоящего момента? В любом случае вы ждете от гостей спонтанной творческой реакции.
Мероприятие – как волшебное зеркало. Вы смотритесь в него и узнаете о себе что-то новое. Только в этом смысл. Только потому гостям не скучно. Они сделают открытие в самих себе. С этим новым знанием они говорят: «Я был вчера в таком месте…» И тогда ваше мероприятие состоялось

Бюджеты Клиента А были достойными, а мероприятия – регулярными. Сложность в том, что Клиент А всегда ругал, но никогда не хвалил. Видел и говорил о том, что нужно доработать, но никогда – о том, что сделано хорошо.
Поначалу это демотивировало команду, а через год сотрудничества стало проблемой. Сотрудники отказывались работать с Клиентом А. Увольнялись, просили перевести на другой проект. В любом случае глаза их потухали.
Тогда Бу и Шу решили сделать презентацию, в которой просто поставили фотографии ежегодных мероприятий Клиента А до и после появления агентства Пре-Мо. Разница оказалась настолько разительна, что бросалась в глаза. Получилась презентация-убийца. Она говорила за себя без единого слова. Становилось очевидно, что качество мероприятий Компании А за этот год выросло на порядок.
Презентацию в тот день никто Клиенту А не показал (ее вообще никогда не показали).
Бу и Шу шли домой и рассуждали, что же заставило их сдержаться.
– Во-первых, эта презентация унижает Клиента и восхваляет нас. Кому приятно работать с тем, кто тебя унижает? Даже если заслуженно, – отметил Бу.
– Справедливо. Во-вторых, иногда ваши ценности далеки от ценностей Клиента. Тогда то, что один считает важным, для другого пустой звук. Он не ценит ваши достижения, потому что не видит в них чего-то важного для себя. И если после нескольких попыток объяснить ситуация не меняется, нужно признать: вы с этим Клиентом живете в разных мирах. То, что ценят в вашем, в его мире – незначительная деталь. И наоборот.
– Что же остается делать, Шу?
– Найти способ пойти разными путями, Бу, сохранив лицо.
Так они и поступили через некоторое время.

Event-менеджер не занудлив. Просто он очень предусмотрителен.
• Event-менеджер не забивает на сроки. Он правильно определяет приоритеты.
• Event-менеджер не торчит в кафешках. Он инспектирует новые площадки.
• Event-менеджер не ест. Он тестирует кейтеринг.
• Event-менеджер не раздувает бюджет. Он старается воплотить концепцию.
• Event-менеджер не спорит с бухгалтерией. Он обосновывает инвестиции.
• Event-менеджер никогда не орет. Он объясняет доступным языком.
• Event-менеджер не ошибается. Косяк всегда случается сам по себе.
• Event-менеджер не жадничает. Он оптимизирует бюджет.
• Event-менеджер не скрывает подрядчиков. Он просто бережет Клиента.

Мы не понимаем, как вы принимаете решения!» С этим совсем просто. Если вы не понимаете, значит, вам просто не рассказали. Но кто-то другой понимает и радуется. Ваша задача – со временем занять его место.
Вывод: если агентство ворчит по поводу Клиентов без ТЗ, не знающих, чего хотят, это означает только то, что агентство не умеет с ними работать. Вариантов два: или оно научится со временем работать с теми Клиентами, которые есть, или продолжит ворчать в одиночестве, без Клиентов.

Это право заказчика – не знать, чего он хочет. Его бюджет, его право. Задача стороны, оказывающей услугу, – объяснить плюсы и минусы, дать потрогать, поездить, предложить варианты, если спросят – помочь личным советом.
«Вы не даете ТЗ». Я не знаю, какого цвета должен быть салон автомобиля. У меня нет врожденного знания о тех опциях, которые мне точно нужны. Я даже не до конца уверен, что куплю этот автомобиль в этом салоне. Более того, я даже не уверен, что куплю его сейчас вообще, а не отложу покупку на следующий год.
У заказчика горизонт планирования гораздо шире и неизвестных очень много. Ему нет резона делиться всеми неизвестными с исполнителем. Составить ТЗ заранее при таком горизонте очень часто почти невозможно.
Есть несколько начальников со своим видением. Мнение каждого будет влиять на финальный результат. Один хочет банкет, второй – фуршет, третий – отправить всех в Южную Африку, четвертый хочет сэкономить и вложиться в рекламу.
Есть бюджет, раздробленный по нескольким статьям. Если израсходовать его весь, то отменится следующий проект. Это сложный поиск компромисса. Компромисс – всегда стресс для того, кто принимает решение.
Работать без четкого ТЗ – это нормально. Помогать Клиенту найти правильное решение – это нормально. Работать с первоначальным и неизменным ТЗ – чудо, прекрасное и редкое. Если в ТЗ написано, что мероприятие пройдет в ГУМе, на практике это означает: «мероприятие может пройти где угодно, просто нам нужно было что-то написать».
Никто не прячет ТЗ. Их просто не существует в природе. Люди редко знают заранее, что хотят получить. Чем лучше вы научились работать без ТЗ, тем сильнее ваше конкурентное преимущество. И это как раз то, чего нельзя перебить откатом или воровством идеи. Оно уникально. Это ваша мини-монополия.

Контекст, сценарий играет в нашем поведении гораздо большую роль, чем мы часто думаем.
Собственно, сценарий или контекст, в котором вы находитесь, свод явных артикулированных правил, которым подчиняетесь, называется инфраструктурой. Так вот, социальная среда, инфраструктура гораздо сильнее влияет на наше поведение, чем нам кажется.
Инфраструктура важнее индивидуальной морали. Призывать к самосознанию людей бессмысленно или стоит оставить это на крайний случай.
Нужно создать правила, при которых желаемое поведение окажется выгодным, простым и естественным для участника. Внутренний закон мастера Им-ма-ну Ка нельзя понимать буквально.
Приходя в одну компанию, мы становимся лучше. Приходя во вторую, с высокой вероятностью начнем ломать носы.
Профессия евентиста удивительна. Они имеют возможность в любой точке мира создать идеальные условия, в которых быть «хорошим» (веселым, красивым, отзывчивым) проще и выгоднее, чем «плохим». Создавать пространство, связанное с определенной компанией или ценностями, где определенное поведение органично, а другое – нет

Правда, если в процессе подготовки проблем слишком много, возникает новый риск – «лягушачий проект».
Стажеры сразу оживились. Все заинтересовались, что же такое лягушачий проект. По Ли улыбнулся: это была его любимая история.
– В XIX веке естествоиспытатели (предки евентистов) провели эксперимент, показавший, как воспринимается опасность. Они сажали лягушку в воду. Ведь лягушкам нравится вода! Однако иногда она была горячей, прямо кипяток! Лягушка понимала, что погибнет, и старалась выпрыгнуть во что бы то ни стало. Но если в кастрюле вода средней температуры, то лягушка расслаблялась и оставалась там. Тогда ученые начинали медленно нагревать воду. Понемногу температура поднималась. Лягушка не замечала маленьких, но опасных изменений, стараясь адаптироваться к ним. И в итоге пропускала момент, когда надо спасаться. Лягушка могла свариться заживо, если воду разогревали медленно и постепенно. Понимаете меня?
Стажеры молчали. Никто пока не хотел высказываться. По Ли продолжил:
– В нашей работе тоже бывают подобные ситуации. Проект, который изначально казался привлекательным, медленно, шаг за шагом, постепенно обрастает дополнительными трудностями. Клиент просит сделать то и это. Что-то он сделает сам, что-то передаст другому подрядчику и вычеркнет из нашей сметы. Просит несколько раз переделать макет, видео, продакшн… И в итоге рентабельность проекта падает ниже разумного уровня. На проект тратится больше сил, ресурсов, времени, чем запланировано, и это приводит к убыткам. Вам нужно быть умнее лягушки. Нужно почувствовать, когда забота о Клиенте перейдет грань разумного и проект превратится в убыточный, «лягушачий». Так мы называем проект, от которого отказались бы, если бы знали заранее, как много придется делать и переделывать. Такие проекты убивают компанию. Мы стараемся их избегать

Есть всего три типа агентств и компаний, оказывающих профессиональные услуги. Нет лучшего или худшего типа, каждый может обеспечить прибыль. Вы должны понять, какой тип компании хотите строить. Компания каждого типа может быть успешной, если личность владельца соответствует типу бизнеса. Неудача ждет того, кто попытается совместить несовместимое