Effektive sammen

Modstand er altid udtryk for noget vigtigt, der ikke er blevet sagt.
Tænk over udsagnet et øjeblik. For mig er budskabet, at der bag enhver form for modstand altid ligger en positiv intention. Eksempelvis indebærer nye vaner som regel et opgør med gamle vaner, og de færreste af os bryder os om at få at vide, at det, vi har gjort indtil nu, ikke duer længere.

Kortlæg afdelingens opgaver, stil kritiske spørgsmål, og find det rette kvalitetsniveau
Afliv opgaver, der ikke længere er vigtige, skal løses et andet sted eller kan løses med færre ressourcer
Giv arbejdsrutinerne et serviceeftersyn – løser vi opgaven smartest muligt?
Reducér tidskrævende genplanlægning ved at være i gang med færre opgaver ad gangen – det sparer både den enkelte og organisationen for masser af tid
Overvej, hvor mange store opgaver I skal have åbne ad gangen
Udnyt systemerne maksimalt gennem ordentlig oplæring og løbende erfaringsudveksling af de gode tips
Vælg ét system, som alle bruger på den samme måde

Jo flere ting vi har gang i, jo mere tid bruger vi på at genplanlægge. Hvis vi har lagt en plan med 20 opgaver, eller du er med i 20 projekter, og der sker en ændring, bliver du nødt til at flytte rundt på mange andre ting og på mange mennesker. Vi er jo ikke alene om en opgave, og hver gang vi ændrer i en plan, skaber det ringe i vandet i resten af organisationen, som nu skal i gang med at omprioritere og genplanlægge deres opgaver.
Man kan selvfølgelig ikke helt undgå, at der sker ændringer, og netop derfor handler det om at skære ned på antallet af igangværende sager, så konsekvenserne af ændringerne bliver mindre. Der er meget tid at spare på den konto

Reducér antallet af igangværende sager

Der er grænser for, hvor effektiv man kan være, når man spreder sit fokus ud over mange opgaver på samme tid. Læg dertil hyppige afbrydelser, og det bliver virkelig svært at fastholde fokus på den enkelte opgave

Det er en præmis, at der aldrig er balance mellem tid og opgaver, og derfor skal alle vide, hvor de skal sætte ind, i stedet for at famle sig frem i blinde. Oversigterne og planlægningstavlen giver os dette overblik, og på tavlemøderne foretager vi dagligt en vurdering af, hvad der er vigtigst i dag. Vi kan ikke styre, hvad der kommer ind, så vi justerer hele tiden, og når tingene somme tider vælter, må vi vurdere: Hvad er vi så enige om at bruge tid på, når vi ikke har tid nok? Det vigtigste er, at vi er enige, og at vi i fællesskab handler herefter. I vores job kan det være svært som individ at se fremdriften i det, man laver. Men tavlen viser med tydelighed, hvordan vi rykker os i fællesskab, og det kan mærkes på motivationen og arbejdsglæden.

Det lyder banalt, men når man kan fjerne en rød brik og sætte en gul eller en grøn ud for en given opgave, er det en sejr. Og det bliver synligt, at man når noget i fællesska

Hvad styrker den fælles effektivitet i dagligdagen? Hvad gør det vanskeligt for dem at være effektive som team?

At bruge sin tid på det rigtige, på den rigtige måde og med en bæredygtig balance mellem krav og ressourcer.
Vi har styr på at “bruge vores tid på det rigtige”. Men for at anvende tiden så smart som muligt skal vi også gøre det på “den rigtige måde”. Her kommer strukturen ind i billedet. Struktur dækker over de rammer, vi arbejder inden for, og de systemer, vi bruger til at skabe overblik over opgaverne, så alle kan se, hvor vi er, og hvor langt vi er nået.

t bruge sin tid på det rigtige, på den rigtige måde og med en bæredygtig balance mellem krav og ressourcer.

Selv den administrerende direktør kan han finde på at spørge om følgende, hvis han er usikker på, om opgaven skal lande på hans skrivebord:
Hvad er formålet, og hvilke resultater skal jeg levere?
Hvilken værdi skaber opgaven/aktiviteten?
Hvorfor vil du gerne have mig til at løse den opgave?