Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Слишком часто люди составляют перечень того, что они хотят сделать, не задавая себе при этом следующий важный вопрос: когда я собираюсь это сделать? До тех пор, пока у задачи «нет своего места», то есть пока в вашем расписании или графике для нее не отведен определенный интервал времени, вы не сможете взяться за ее выполнение.

Путь от хаоса к порядку проще всего начинать с организации окружающего вас пространства

Быть организованным независимо от того, относится ли это к окружающему вас пространству или к вашему времени, означает быть подготовленным, то есть чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути.

Найдите время, чтобы отпраздновать свои победы. Вы наконец заключили большой контракт, над которым долго и напряженно работали? У вас появился верный повод для ликования — ура! Позвоните другу, откройте бутылку шампанского, купите себе билеты в театр — сделайте для себя что-нибудь веселое и приятное. Когда у вас есть цели и вы достигаете их, вы ощущаете потрясающий вкус успеха! Наслаждайтесь этим чувством и пригласите людей, которые вам близки, разделить его с вами. Это поддержит вашу самооценку, придаст вам сил и вдохновит вас на новые достижения.

Если день складывается неудачно, найдите время и проанализируйте, что идет не так. Вы слишком сильно загружены, расслабились, устали или чрезмерно напряжены? Какое событие заставило вас пренебречь своими планами? Как можно избежать этой проблемы в будущем?

Воспользуйтесь нашей процедурой обработки задач. Отсортируйте все задачи, с которыми вы столкнулись. Удалите из своего расписания все, что возможно. Спросите себя, от каких дел можно отказаться, а какие — сократить. Рассмотрите возможности делегирования выполнения каждой из ваших задач или отдельных ее частей. Когда жизнь похожа на лихорадку, вам нужно сохранять здравый ум и экономить силы для тех задач, которые представляют для вас наибольшую важность, назначая время в своем плане только для этих дел.

Вам придется на время отказаться от некоторых повседневных дел. Может быть, вам не следует, как обычно, тратить много времени на приготовление здоровой пищи или постоянно содержать свой автомобиль в идеальной чистоте. Примите это и не чувствуйте себя виноватым.

Даже если вы относитесь к тому типу людей, которым нравится жить в обстановке неопределенности, сохраняя гибкость и спонтанность, когда вы находитесь в кризисе и все дела оказываются срочными, вы должны четко структурировать свое время. Запланируйте «встречи с самим собой» для каждой задачи в списке ваших дел. Так вы сохраните сосредоточенность и высокую продуктивность на работе, и ни одна задача не сможет монополизировать ваше время — в обстановке высокого напряжения вы не можете себе этого позволить.

Первое, что вам нужно сделать, — отойти в сторону и подняться над хаосом. Вы должны собраться с мыслями и проанализировать ситуацию, а делать это лучше всего, стоя в стороне. Если возможно, установите в прямом смысле слова дистанцию между собой и ситуацией. Прогуляйтесь, примите душ, съездите за город или сходите в тренажерный зал. Момент перегруппировки позволит вам отвлечься от деталей, подняться над суетой и начать принимать правильные решения. Ваша цель — выработать план действий, который точно и подробно описывал бы, что вам делать и когда делать, чтобы вы могли заниматься только самыми важными вещами.

Поскольку жизнь быстро меняется, для успешного планирования и управления своим временем раз в два месяца вы должны пересматривать свои планы. Ваш план распределения времени должен отражать ваши текущие цели, приоритеты и интересы. Каждые два месяца пересматривайте свой план распределения времени, чтобы убедиться, что он действительно отражает ваши текущие цели. Вам может потребоваться увеличить время, отведенное на один вид деятельности, и сократить время для других видов задач.

Несмотря на то, что ваши стратегические цели меняются редко, виды деятельности, которые вы выбрали для достижения своих целей, будут меняться постоянно. Каждые два месяца пересматривайте выбранные вами виды деятельности и оценивайте, заслуживают ли они места в вашем расписании. Возможно, вы уже достигли некоторых из своих целей или ваши приоритеты к этому времени уже изменились.

Если вы и в самом деле способны лучше справляться со своими задачами, откладывая все до последней минуты, первое, что вы должны сделать, — принять эти особенности своей натуры. Затем помимо заданных вам сроков установите свои сроки выполнения задач. Если вы должны составить бизнес-план к пятнице, установите себе срок на три дня раньше. Затем запланируйте другие срочные дела на последующие дни. Это создаст необходимое напряжение, оставив вам трехдневный резерв времени на случай, если работа на самом деле пойдет плохо. Вы будете вне опасности.

Очень помогает концентрация на своих целях. Когда вы сосредоточены на той пользе, которую принесет выполненная задача, а не на процессе ее выполнения, внушающем вам ужас, это может сделать любую процедуру более сносной.